05/10/2023
COMMENT PRÉPARER EFFICACEMENT UNE RÉUNION ?
Préparez la réunion à l’avance.
Une réunion doit se préparer à l’avance, évitez de réunir vos collaborateurs sans avoir rédigé au préalable, un ordre du jour pour lequel vous vous êtes posé les bonnes questions sur les objectifs de cette réunion et les différents thèmes qui y seront abordés.
Essayer de transmettre cet ordre du jour aux participants la veille de la réunion lorsqu’ils sortent du bureau afin qu’ils puissent y avoir réfléchis à l’avance, ils arriveront peut-être même avec des solutions.
N’invitez que les personnes nécessaires.
De nombreux cadres reconnaissent avoir été invités à des réunions dans lesquelles étaient traités des sujets qui ne les concernaient pas. Il est certes important que les employés soient informés sur l’activité globale de l’entreprise, mais attention à la perte de temps que cela engendre pour cet employé qui pourrait être en train de travailler sur des sujets qui le concernent d’avantage et pour l’ensemble des personnes présentent qui risquent d’être distraites par sa présence inutile.
Il n’est pas nécessaire d’inviter tout le monde à chacune des réunions, vous pouvez même inviter certain employés en les informant que leur présence serait appréciée mais n’est pas obligatoire.
Imposez un temps de fin et le respect des thèmes à aborder.
Il est primordial que vos collaborateurs soient informés de l’ordre du jour de la réunion avant d’y arriver afin d’éviter les débordements de sujet. Prévoyez une heure de fin pour chacune des réunions et empêchez les de trop s'égarez. Vous pourrez revenir sur les sujets annexes à la fin s’il reste du temps.
Préparez un formulaire de satisfaction
Il est important de savoir ce que les personnes présentes ont pensé de la réunion, l’ont-ils trouvée utile, se sentaient ils concernés ? Il est pour cela important de préparer un formulaire en ligne permettant à chacune des personnes présentes de donner leurs avis sur l’utilité de la réunion et les points à améliorer pour la rendre plus efficace.